Política de privacidad
NeoBell es un software de gestión para salones de belleza, peluquerías caninas y clínicas veterinarias. Este documento explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos y qué puedes exigirnos. Está escrito sobre lo que la aplicación hace de verdad.
1. Dos papeles distintos, y por qué importa
En NeoBell hay dos tipos de personas, y nuestra responsabilidad sobre sus datos no es la misma:
- El negocio que contrata NeoBell y las personas de su equipo. De sus datos somos responsables: nosotros decidimos qué guardamos para poder prestar el servicio.
- Los clientes finales de ese negocio —quien reserva una cita, compra o lleva a su mascota—. De sus datos somos encargados: los tratamos por cuenta del negocio y siguiendo sus instrucciones. El responsable es el negocio.
En la práctica: si eres cliente de un salón y quieres que borren tus datos, quien decide es ese salón. Nosotros ejecutamos lo que nos pida y no usamos esos datos para nada propio.
2. Qué datos tratamos
Del negocio y su equipo
- Nombre, correo electrónico y contraseña (guardada cifrada, nunca en claro).
- Datos del negocio: nombre, sedes, dirección, teléfono, identificación tributaria.
- Registro de actividad: qué pantallas se usan y qué acciones administrativas se ejecutan.
De los clientes finales del negocio
- Nombre y apellidos, teléfono, correo electrónico.
- Documento de identidad, cuando el negocio lo registra para facturar.
- Dirección, cuando hay servicio a domicilio o entrega.
- Historial de citas, compras, pagos, puntos de fidelización y notas del negocio.
- Preferencias de contacto (si acepta o no WhatsApp, correo o SMS).
De las mascotas
En las verticales veterinaria y de peluquería canina se guardan además datos de la mascota: especie, raza, edad, historia clínica, vacunas, alergias, tratamientos y notas de comportamiento. Son datos de salud animal asociados a su responsable.
Lo que no hacemos con nada de esto: no vendemos datos, no los cedemos a terceros con fines comerciales, no los cruzamos entre negocios distintos y no construimos perfiles publicitarios. Cada negocio ve sus datos y sólo los suyos.
3. Para qué los usamos
- Prestar el servicio: agenda, historia clínica, punto de venta, facturación, inventario.
- Enviar avisos que el cliente espera: confirmación de cita, recordatorio, encuesta.
- Enviar comunicaciones comerciales sólo si el negocio las configura y el cliente no las ha rechazado.
- Facturar el uso de la plataforma al negocio.
- Mantener la seguridad: detectar errores, abusos y accesos indebidos.
4. Inteligencia artificial
NeoBell usa modelos de lenguaje para funciones concretas: un asistente que responde preguntas sobre el negocio, resúmenes del día, sugerencias en el punto de venta, redacción de mensajes de seguimiento, un chatbot que atiende a clientes por WhatsApp y agentes que preparan trabajo repetitivo. También puede transcribir dictado por voz.
Qué se envía al proveedor de IA
El proveedor de modelos es Anthropic (Claude). Cuando usas una función de IA se le envía la pregunta y los datos necesarios para responderla, que pueden incluir cifras del negocio y, según lo que preguntes, datos de un cliente concreto —su nombre, su teléfono o su historial de citas—. Si activas la transcripción por servidor, el audio del dictado se envía al proveedor de transcripción que tengas configurado y no se almacena en ningún sitio.
Qué NO se envía y qué no se guarda
- No se usan tus datos para entrenar modelos. Se tratan bajo las condiciones de API del proveedor, que excluyen el entrenamiento.
- El registro de consumo de IA no guarda contenido. Sólo apuntamos qué modelo se usó, cuántas unidades consumió y de qué organización. Nunca la pregunta ni la respuesta.
- El registro de consultas no guarda lo que buscaste. Cuando el asistente consulta datos, queda anotado qué consultó (por ejemplo, «clientes») y los nombres de los criterios, nunca sus valores: queda que buscó por teléfono, no el teléfono que escribiste.
Límites que debes conocer
- Las respuestas de la IA pueden contener errores. No sustituyen el criterio profesional, y en ningún caso el diagnóstico de un veterinario.
- Las acciones que escriben algo —crear una reserva, enviar mensajes— siempre esperan la confirmación de una persona. La IA propone; alguien decide.
- Cada función de IA se puede apagar por separado desde Configuración → IA. Apagada, no se envía nada al proveedor.
5. Con quién compartimos datos
Sólo con proveedores necesarios para prestar el servicio, y sólo con lo imprescindible. Algunos se activan únicamente si el negocio los conecta:
| Proveedor | Para qué | Qué recibe |
|---|---|---|
| DigitalOcean | Servidores y base de datos | Todo, cifrado en tránsito |
| Anthropic | Funciones de IA | Lo que la consulta necesite |
| Meta (WhatsApp) | Mensajes por WhatsApp | Teléfono y contenido del mensaje |
| Proveedor de correo | Correos del sistema | Correo y contenido del mensaje |
| Sincronizar el calendario | Hora, servicio, sede y cliente de la cita | |
| Wompi | Cobros en línea | Importe y referencia; los datos de la tarjeta no pasan por NeoBell |
| Factus / DIAN | Factura electrónica en Colombia | Lo que exige la norma fiscal |
| Sentry | Detección de errores | Datos técnicos del fallo |
Algunos de estos proveedores están fuera de Colombia, así que puede haber transferencia internacional de datos. Elegimos proveedores con compromisos contractuales de protección.
6. Cuánto tiempo los guardamos
Los datos operativos del negocio se conservan mientras el negocio tenga cuenta activa, y después el tiempo que exija la ley —en Colombia, la normativa fiscal obliga a conservar la facturación—. Algunas cosas se borran solas antes:
| Qué | Cuánto |
|---|---|
| Conversaciones con el asistente de IA | 90 días |
| Conversaciones del chatbot con clientes | 90 días |
| Registro de consultas de datos | 90 días |
| Mensajes de campañas ya enviados | 90 días |
| Registro de envíos a sistemas externos | 30 días |
| Audio del dictado por voz | No se almacena |
7. Tus derechos
En Colombia, la Ley 1581 de 2012 (habeas data) te reconoce el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos personales, a revocar la autorización y a ser informado del uso que se les da. Fuera de Colombia se aplican los derechos equivalentes de tu jurisdicción.
- Si eres cliente de un negocio que usa NeoBell, dirígete a ese negocio: es el responsable de tus datos y quien puede modificarlos o borrarlos. Nosotros le daremos soporte.
- Si eres el negocio, escríbenos y atenderemos tu solicitud. Puedes exportar tus datos en cualquier momento desde la aplicación.
Para ejercer cualquiera de estos derechos: [email protected]. Respondemos en un plazo máximo de 15 días hábiles.
8. Seguridad
- Todo el tráfico viaja cifrado (HTTPS).
- Las contraseñas se guardan con un algoritmo de resumen: no se pueden leer ni recuperar.
- Los permisos que dan acceso a servicios externos —como tu calendario de Google— se guardan cifrados.
- Cada organización está aislada: un negocio no puede ver los datos de otro.
- El acceso del personal a la información depende del rol y de los permisos que le dé el negocio.
Ningún sistema es infalible. Si detectamos una brecha que afecte a datos personales, lo notificaremos a los negocios afectados y a la autoridad cuando corresponda.
9. Cookies
Usamos únicamente las cookies necesarias para que la aplicación funcione: mantener tu sesión iniciada y proteger los formularios. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento entre sitios.
10. Menores
NeoBell es una herramienta profesional y no está dirigida a menores de edad. No recogemos datos de menores a sabiendas.
11. Cambios
Si cambiamos esta política, actualizaremos la fecha de arriba y avisaremos dentro de la aplicación cuando el cambio sea relevante.
12. Contacto
NeoBell — [email protected]
Para cualquier otro asunto: [email protected]